Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Paul Krügel, Stephensongasse 2 / 19, 1210 Wien, Österreich, hallo@knowhand.com.

2. Zwei Rollen

Für die Website knowhand.com und den Kauf eines Boards ist Knowhand Verantwortlicher. Für die Daten der Mitarbeitenden in einem Board ist das jeweilige Unternehmen (der Kunde) Verantwortlicher; Knowhand verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Website

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) vom Hosting-Anbieter Vercel in Protokollen verarbeitet und nach kurzer Zeit gelöscht. Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Cookie-Banner. Eine Besucherzählung findet nicht statt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auf knowhand.com werden nur diese Cookies gesetzt:

• Sitzungs-Cookies für die Anmeldung (Name beginnt mit „sb-“ und endet auf „-auth-token“, bei der Anmeldung kurzzeitig zusätzlich „-auth-token-code-verifier“): enthalten die Anmeldesitzung. Sie werden beim Abmelden gelöscht, spätestens nach 400 Tagen.
• „kh_locale“: speichert die Sprache (de oder en). Gesetzt beim ersten Besuch der Website mit der Sprache der Seite und bei jeder Sprachwahl, Laufzeit ein Jahr.
• „kh_ref“: wird nur gesetzt, wenn jemand einen Empfehlungslink öffnet. Speichert den Empfehlungscode, Laufzeit 30 Tage, Zweck: Gutschrift der Empfehlung, wenn daraus ein Board entsteht. Beim Anlegen eines Boards wird es gelöscht.

4. Konto und Login

Beim Anlegen oder Beitreten eines Boards speichern wir E-Mail-Adresse, Name und die Zuordnung zum Board. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort, entweder per Link an die E-Mail-Adresse (Magic Link) oder über „Mit Google anmelden“. Bei der Anmeldung mit Google erhalten wir von Google Ireland Limited Name, E-Mail-Adresse, die Kennung des Google-Kontos und, falls vorhanden, die Adresse des Profilbilds (angefragte Berechtigungen: openid, email, profile). Google verarbeitet die Anmeldung nach eigenen Nutzungsbedingungen und eigener Datenschutzerklärung. Für den Login setzen wir technisch notwendige Sitzungs-Cookies (siehe Abschnitt 3). Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Das Anmeldeformular (Anmeldeseite und Einladungsseite) ist mit Cloudflare Turnstile vor automatisierten Anfragen geschützt. Beim Laden des Formulars lädt der Browser ein Skript von challenges.cloudflare.com; Cloudflare, Inc. (Sitz USA) verarbeitet dabei technische Merkmale des Browsers und die IP-Adresse, um Bots zu erkennen. Das Ergebnis der Prüfung wird bei der Anforderung eines Anmeldelinks mitgeschickt und vom Anmeldedienst geprüft. Eine Übermittlung in die USA ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer sicheren Anmeldung und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Daten im Board

Im Board werden verarbeitet: Profil (Name, optional Bild, Team, Rolle, Kurztext, Kategorien, Tags, Booking-Link, Kontaktart, Kapazität, Abwesenheit), Anfragen mit Anhängen, Hilfsangebote, Rückfragen, Hinweise, ein Danke-Zähler (nur für die Person selbst sichtbar) sowie technische Zustellprotokolle für Mails. Nicht verarbeitet werden Nutzungsprotokolle je Person über das technisch Nötige hinaus (Anmeldesitzung, Zustellprotokolle für Mails, kurzzeitige Zugriffsprotokolle der Hosting- und Datenbankanbieter), Reaktionszeiten je Person oder eine „zuletzt online“-Anzeige.

Admins sehen ab zehn Mitgliedern diese Kennzahlen, nur als Summe für das Board und ohne Werte je Person:

• Mitglieder: Anzahl der Mitglieder im Board.
• Aktiv in 30 Tagen: Anzahl der Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen eine Anfrage gestellt, Hilfe angeboten oder ihr Profil geändert haben; Anmeldungen und Seitenaufrufe zählen nicht.
• Anfragen gesamt und im laufenden Monat: Anzahl der Anfragen im Board.
• Lösungsquote: Anteil der gelösten an allen abgeschlossenen Anfragen.
• Median bis zum ersten Hilfsangebot: Zeit in Stunden von der Anfrage bis zum ersten Angebot, als Median über alle Anfragen mit Angebot.
• Angebot innerhalb von 48 Stunden: Anteil der Anfragen mit einem Angebot in den ersten 48 Stunden, mit Nenner.
• Klicks auf Vorschläge: Anteil der beim Schreiben einer Anfrage angezeigten Vorschläge (gelöste Anfragen und Personen), die angeklickt wurden, mit Nenner; welche Person vorgeschlagen wurde und wer geklickt hat, wird nicht gespeichert.
• Anstöße nach 48 Stunden: Anzahl der Anfragen, zu denen nach 48 Stunden ohne Antwort ein Anstoß verschickt wurde.
• Hinweise: Anzahl der Hinweise „Ich kenne jemanden“.
• Rückfragen: Anzahl der Rückfragen an Personen, die gefragt haben.

Admins können die Daten des Boards exportieren (Datenportabilität). Der Export enthält, wer welche Anfrage gestellt oder Hilfe angeboten hat, mit Zeitpunkt.

6. KI-Assistent

Der Assistent ist standardmäßig aus. Schaltet der Admin des Boards ihn ein, werden beim Klick auf „Mit Assistent formulieren“ der eingegebene Freitext und die Namen der im Board verfügbaren Kategorien an Google Cloud (Vertex AI, Region Frankfurt) oder, bei eigenem Schlüssel, an den Endpunkt des Kunden übertragen. Der Anbieter verwendet die Daten vertraglich nicht zum Training. Namen, E-Mail-Adressen und andere Anfragen werden nicht übertragen.

7. E-Mails

Anmeldelinks und Benachrichtigungen (neue passende Anfrage, Hilfsangebot, Danke, Deadline, Digest und weitere) werden über Resend versendet, Absender-Domain knowhand.com, Verarbeitung in der EU. Nicht notwendige Mails lassen sich über den Link in jeder Mail und im Profil abbestellen.

8. Zahlung

Zahlungsdaten verarbeitet Stripe Payments Europe Ltd. als eigener Verantwortlicher; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten. Rechnungsdaten (Firma, Adresse, E-Mail) speichern wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

9. Empfänger und Sub-Prozessoren

10. Speicherdauer

• Board im Test: 30 Tage, danach eingefroren, nach weiteren 60 Tagen gelöscht.
• Board nach Kündigung: 60 Tage lesbar, danach gelöscht.
• Löschung durch den Admin: 14 Tage nach Bestätigung endgültig, inklusive aller Anhänge.
• Konto löschen als Mitglied: sofort; das Profil wird pseudonymisiert („Ehemaliges Mitglied“), Anfragen bleiben im Archiv des Boards.
• Zustellprotokolle für Mails: 90 Tage. Backups: täglich, 7 Tage.

11. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15 bis 21 DSGVO. Jedes Mitglied kann seine Daten im Profil selbst exportieren und sein Konto löschen. Beschwerden: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien.

12. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (TLS), Hosting und Datenhaltung in Frankfurt, serverseitige Zugriffsprüfung je Board, Anhänge nur über kurzlebige Links, Schlüssel des Kunden für den KI-Assistenten verschlüsselt gespeichert, tägliche Backups.