Was Knowhand speichert, wer was sieht, wie lange Daten bleiben und was Knowhand bewusst nicht tut. Für IT, Datenschutz und Betriebsrat, mit allen Unterlagen.
„Was sieht der Arbeitgeber über einzelne Beschäftigte?“
Stand: 25. September 2026
Die Fragen, die Betriebsräte zuerst stellen, kurz beantwortet.
Wenn ihr einen Betriebsrat habt, braucht Knowhand seine Zustimmung. In Deutschland genügt schon die Eignung einer Software zur Kontrolle für die Mitbestimmung. Die Muster-Betriebsvereinbarung für Österreich und Deutschland liegt bereit.
Profil, Anfragen und Hilfsangebote sind freiwillig. Die Muster-Betriebsvereinbarung hält fest, dass aus der Nichtnutzung keine Nachteile entstehen.
Wer das Unternehmen verlässt, entfernt ein Admin im Board. Das Profil wird pseudonymisiert, offene Anfragen werden geschlossen, gelöste bleiben als „Ehemaliges Mitglied“ im Archiv. Die Frist legt ihr in der Betriebsvereinbarung fest.
Anfragen bleiben mit Hilfsangeboten und Rückfragen im Board, bis ein Admin sie löscht oder das Board gelöscht wird. Wer gefragt hat, kann eine Anfrage schließen, aber nicht löschen. Wie lange Archivinhalte bleiben, könnt ihr in der Betriebsvereinbarung regeln.
Neue Sub-Prozessoren kündigt Knowhand mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die Admins an. Die Muster-Betriebsvereinbarung sieht vor, dass der Arbeitgeber solche Ankündigungen an den Betriebsrat weiterleitet.
Fragen zur Prüfung beantwortet Paul Krügel per E-Mail an hallo@knowhand.com, mit Antwort an einem Werktag.
| Daten | Pflicht | Sichtbar für |
|---|---|---|
| Name und E-Mail-Adresse | Pflicht: ja | Sichtbar für: alle Mitglieder des Boards |
| Bild, Team, Rolle, Kurztext | Pflicht: nein | Sichtbar für: alle Mitglieder |
| Kategorien, Tags, Booking-Link, Kontaktart | Pflicht: nein | Sichtbar für: alle Mitglieder |
| Kapazität und Abwesenheit bis Datum | Pflicht: nein | Sichtbar für: alle Mitglieder |
| Anfragen, Anhänge, Hilfsangebote, Archiv | Pflicht: bei Nutzung | Sichtbar für: alle Mitglieder |
| Rückfragen und Hinweise | Pflicht: bei Nutzung | Sichtbar für: nur Ersteller und Beteiligte |
| Danke-Zähler und Zahl gelöster Anfragen | Pflicht: automatisch | Sichtbar für: nur die Person selbst |
| Kennzahlen des Boards (Liste unten) | Pflicht: automatisch | Sichtbar für: Admins, nur als Summen, ab zehn Mitgliedern |
| Zustellprotokolle für Mails, 90 Tage | Pflicht: automatisch | Sichtbar für: nicht im Board sichtbar |
Die vollständige Liste, gleichlautend mit § 4 der Muster-Betriebsvereinbarung. Nur als Summe für das ganze Board, erst ab zehn Mitgliedern, ohne Filter nach Team, Standort oder Person.
| Kennzahl | Was sie zählt |
|---|---|
| Mitglieder | Anzahl der Mitglieder im Board |
| Aktiv in 30 Tagen | Anzahl der Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen eine Anfrage gestellt, Hilfe angeboten oder ihr Profil geändert haben; Anmeldungen und Seitenaufrufe zählen nicht |
| Anfragen gesamt und im laufenden Monat | Anzahl der Anfragen im Board |
| Lösungsquote | Anteil der gelösten an allen abgeschlossenen Anfragen |
| Median bis zum ersten Hilfsangebot | Zeit in Stunden von der Anfrage bis zum ersten Angebot, als Median über alle Anfragen mit Angebot |
| Angebot innerhalb von 48 Stunden | Anteil der Anfragen mit einem Angebot in den ersten 48 Stunden, mit Nenner |
| Klicks auf Vorschläge | Anteil der beim Schreiben einer Anfrage angezeigten Vorschläge (gelöste Anfragen und Personen), die angeklickt wurden, mit Nenner; welche Person vorgeschlagen wurde und wer geklickt hat, wird nicht gespeichert |
| Anstöße nach 48 Stunden | Anzahl der Anfragen, zu denen nach 48 Stunden ohne Antwort ein Anstoß verschickt wurde |
| Hinweise | Anzahl der Hinweise „Ich kenne jemanden“ |
| Rückfragen | Anzahl der Rückfragen an Personen, die gefragt haben |
Knowhand zeigt keine Werte je Person, auch Admins nicht. Admins können die Daten des Boards exportieren (Datenportabilität); der Export enthält, wer welche Anfrage gestellt oder Hilfe angeboten hat, mit Zeitpunkt.
Enthalten sind die Mitglieder mit E-Mail-Adresse, Rolle, Beitrittsdatum und Profil, die Anfragen mit Verfasser und Zeitpunkten sowie Hilfsangebote, Rückfragen und Hinweise mit Person und Zeitpunkt. Anhänge stehen nur mit Name, Typ und Größe darin.
Wer den Export wofür nutzen darf, regelt ihr in der Betriebsvereinbarung. Die Muster-Betriebsvereinbarung schließt Auswertungen je Person aus, auch durch Export, und enthält ein Verwertungsverbot (§ 4).
