Works council template

How to use the template: fill in the placeholders in square brackets, adapt it together with the works council and sign it. In the Word file the placeholders are highlighted in yellow. The review pack contains the template in its appendix.

Version of 25. September 2026, the same on this page, in the review pack and in the Word file. Back to privacy and works council

Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung von Knowhand

zwischen der [Firma], vertreten durch [Geschäftsführung], und dem Betriebsrat der [Firma], vertreten durch [Vorsitz].

§ 1 Gegenstand

Knowhand ist ein internes Schwarzes Brett für Kollegenhilfe. Mitarbeitende veröffentlichen freiwillig Hilfsanfragen, bieten freiwillig Hilfe an und pflegen freiwillig ein Profil mit Expertise-Kategorien und Tags. Die Vereinbarung regelt die Einführung, die Datenverarbeitung und die Grenzen der Nutzung.

§ 2 Freiwilligkeit

Die Nutzung ist freiwillig. Mitarbeitende sind nicht verpflichtet, ein Profil auszufüllen, Anfragen zu stellen oder Hilfe anzubieten. Aus der Nichtnutzung entstehen keine Nachteile.

§ 3 Verarbeitete Daten

Name, dienstliche E-Mail-Adresse, optional Bild, Team, Rolle, Kurztext, Expertise-Kategorien, Tags, Booking-Link, Kontaktart, Kapazität, Abwesenheit; Inhalte von Anfragen und Anhängen, Hilfsangebote, Rückfragen, Hinweise, Danksagungen. Die vollständige Liste steht in „Datenschutz auf einer Seite“ des Anbieters (knowhand.com/datenschutz-onepager).

§ 4 Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Knowhand wird nicht zur Kontrolle von Leistung oder Verhalten eingesetzt. Es gibt keine Rangfolgen, Punkte, Reaktionszeiten je Person oder Anwesenheitsanzeigen. Der Danke-Zähler ist nur für die jeweilige Person sichtbar.

Der Arbeitgeber sieht ausschließlich diese Kennzahlen des gesamten Boards, erst ab zehn Mitgliedern und jeweils als Summe für das Board, ohne Werte je Person und ohne Filter nach Team, Standort oder Person: Mitglieder, Aktiv in 30 Tagen, Anfragen gesamt und im laufenden Monat, Lösungsquote, Median bis zum ersten Hilfsangebot, Angebot innerhalb von 48 Stunden, Klicks auf Vorschläge, Anstöße nach 48 Stunden, Hinweise, Rückfragen. „Aktiv in 30 Tagen“ zählt Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen eine Anfrage gestellt, Hilfe angeboten oder ihr Profil geändert haben; Anmeldungen und Seitenaufrufe zählen nicht. Die Erklärung jeder Kennzahl steht in „Datenschutz auf einer Seite“ des Anbieters.

Vorschläge von Personen beim Schreiben einer Anfrage und Anstöße nach 48 Stunden ohne Antwort beruhen nur auf den selbst gepflegten Profilangaben (Kategorien, Tags, Kapazität, Abwesenheit), nicht auf früherem Verhalten. Von Anstößen wird nur die Zustellung der Mail gespeichert, für 90 Tage; bei Vorschlägen wird nur gezählt, wie oft sie angezeigt und angeklickt wurden, ohne zu speichern, welche Person vorgeschlagen wurde oder wer geklickt hat.

Der Export des Boards (Datenportabilität) enthält, wer welche Anfrage gestellt, Hilfe angeboten, Rückfragen gestellt oder Hinweise gegeben hat, jeweils mit Zeitpunkt. Ihn nutzt nur [Funktion] zu [Zweck, zum Beispiel Datensicherung oder Wechsel des Anbieters]; der Betriebsrat wird vorher informiert. Auswertungen je Person, auch durch Export und nachträgliche Verknüpfung, sind unzulässig.

Erkenntnisse aus Knowhand werden nicht für arbeitsrechtliche Maßnahmen, Beurteilungen oder Entscheidungen über einzelne Beschäftigte verwendet (Verwertungsverbot).

§ 5 KI-Assistent

Der KI-Assistent bleibt ausgeschaltet, bis der Betriebsrat der Einschaltung zugestimmt hat. Er verarbeitet den freiwillig eingegebenen Anfragetext und die Namen der Board-Kategorien, keine Profildaten und keine anderen Anfragen. [Alternativ: Der Assistent wird eingeschaltet; Anbieter: Google Vertex AI, Frankfurt / eigener Endpunkt der Firma.]

§ 6 Zugriff und Rollen

Admins sind: [Namen, Funktion]. Admins verwalten Mitglieder, Kategorien, Vorlagen und die Marke; sie können Anfragen bei Missbrauch entfernen, aber keine Anfragen als gelöst markieren. Knowhand stellt Admins keine Auswertungen je Person bereit.

§ 7 Löschung

Mitarbeitende können ihr Konto jederzeit selbst löschen; das Profil wird pseudonymisiert, eigene Anfragen bleiben im Archiv. Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen entfernt der Admin das Konto innerhalb von [Anzahl] Tagen nach dem letzten Arbeitstag.

Anfragen bleiben während der Laufzeit im Archiv, bis ein Admin sie löscht oder das Board gelöscht wird. [Regelung zur Aufbewahrung von Archivinhalten, zum Beispiel: Admins löschen gelöste Anfragen nach [Anzahl] Jahren.]

Der Anbieter löscht die Daten des Boards nach Vertragsende innerhalb der vereinbarten Fristen.

§ 8 Information und Schulung

Der Arbeitgeber informiert alle Mitarbeitenden vor der Einführung über Zweck, Daten und Freiwilligkeit und stellt „Datenschutz auf einer Seite“ des Anbieters (knowhand.com/datenschutz-onepager) bereit. Fragen beantwortet [Ansprechperson].

§ 9 Änderungen und Laufzeit

Funktionsänderungen mit Auswirkung auf diese Vereinbarung, insbesondere neue Auswertungen, bedürfen einer Ergänzung. Der Arbeitgeber leitet Ankündigungen des Anbieters zu Funktions- und Sub-Prozessor-Änderungen unverzüglich an den Betriebsrat weiter. Die Vereinbarung gilt unbefristet und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden; bis zu einer Neuregelung gilt sie fort. Für Österreich gilt § 96a ArbVG (Zustimmungspflicht bei Systemen zur Ermittlung von Personendaten, die über die Grundlagen hinausgehen); für Deutschland § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Ort, Datum, Unterschriften Geschäftsführung und Betriebsrat.